El objetivo de formalizar el inicio del proyecto y el nivel de autoridad que debe tener el director a lo largo del ciclo de vida del proyecto está estipulado en el acta de constitución según la metodología de proyectos
Como lo establece la metodología PMI del libro “A guide to the Project management body of knowledge” (PMBOK), en español: Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos, los proyectos se inician como consecuencia de las necesidades internas de la organización o empresa y también a raíz de influencias externas. Por lo tanto, la elaboración del acta de constitución de un proyecto es muy útil para confirmar que el nuevo proyecto está en alineación con la planificación estratégica y otros trabajos en curso de la organización, asegurando que el proyecto retornará beneficios que impulsaran el logro de objetivos.
En este sentido, el portal de Project Management TodoPMP, creado por el ingeniero y experto en proyectos Oscar Josefat Gascón Busio, describe qué debe contener un acta de constitución del proyecto.
En primer lugar, se recomienda definir el enunciado del trabajo del proyecto que contiene una descripción del producto o servicio.
Tipos de enunciados:
- Solicitud de propuesta (RFP; request for proposal)
- Solicitud de cotización (RFQ; request for quotation)
- Solicitud de información (RFI; request for information)
- Invitación a licitar (IFB; invitation for bid)
En segundo lugar, se puede determinar el caso de negocio que contiene la información desde una perspectiva comercial, es decir, si vale la pena o no un proyecto.
Tipos de razones:
- Demanda del mercado.
- Necesidad comercial.
- Solicitud de un cliente final.
- Adelantos tecnológicos.
- Requisito legal.
- Impacto ecológico.
- Necesidad social.
Posteriormente, se realiza el acta de constitución del proyecto (Project Charter), que Gascón Busio sugiere debe contener:
- Justificación del proyecto: problema, oportunidad, requisito de negocio.
- Presupuesto preliminar resumido.
- Objetivos mediables y criterios de éxito, requisitos generales y límites del proyecto.
- Criterios de aprobación que deben cumplirse para que sea un proyecto exitoso.
- Descripción general del proyecto.
- Riesgos preliminares.
- Director del proyecto, responsabilidad y nivel de autoridad.
- Nombres del patrocinador y nivel de autoridad que firmará el acta de constitución del proyecto.
- Resumen del cronograma.
Además, según el experto en marketing basado en datos, Manuel Delgado Tenorio, el acta de constitución de un proyecto es un compromiso. Es un contrato y por lo tanto, se espera, además, que quede por escrito y firmado por las partes involucradas.
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Fuente: Desarrollar el acta de constitución del proyecto
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