Tener buenos resultados en la gestión de proyectos requiere de habilidades, técnicas y conocimientos, además de tiempo y dedicación. Sin embargo, la cantidad de tareas que se han de llevar a cabo pueden distribuirse eficazmente de manera manual y con el uso de herramientas tecnológicas según expertos
Según Francisco Vela, experto en proyectos, estos son algunos puntos esenciales para gestionar tareas pendientes en el desarrollo de un proyecto:
- Actas de reunión: Escribir las actas de reunión con claridad, asignando un responsable y un tiempo de ejecución durante la reunión. Puede tomar más tiempo de lo debido, pero lo importante es que los presentes acuerden el contenido del acta y las acciones necesarias para ser enviada al finalizar la reunión.
- Organizar correos electrónicos: Hacer uso de herramientas como Outlook, permite marcar los correos electrónicos que requieren de una acción, de una respuesta o los que son solo información.
- Listas en Excel: Sirven para documentar el estado de los puntos pendientes y su variación a lo largo del tiempo del proyecto. Por ejemplo, se puede dividir por temas, departamento o responsable encargado, fecha de entrega, y contener un enlace del contenido correspondiente para hacer seguimiento.
- Revisión: Es la acción transversal a las recomendaciones anteriores. Es el repaso de las acciones pendientes suministradas en las actas de reunión, además de organizar los correos electrónicos pendientes y verificar la documentación.
Asimismo, Geraldine García, del Departamento de Conocimiento y Aprendizaje del Banco Interamericano de Desarrollo (BID), probó tres herramientas digitales abiertas y gratuitas que permiten hacer seguimiento de varias tareas dentro de un mismo proceso, visualizar fácilmente en qué etapa está cada miembro del equipo y contabilizar el tiempo asignado tanto a tareas como a clientes.
Entre las herramientas, García destaca Bambam, que permite la identificación del status e instancias claves de un proyecto. Además, incluye módulos como Chime para monitorear los tiempos de las tareas y Springloops para desarrolladores.
My Hours, es una herramienta para que trabajadores independientes puedan gestionar sus tareas y facturar proyectos a clientes.
Toggle, es una plataforma para los móviles y la web que ayuda a gestionar el tiempo de actividades generando reportes y facturas.
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Fuente: Cómo gestionar las tareas pendientes en un proyecto
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