Ahorrar tiempo en el trabajo es más posible de lo que parece

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Ahorrar tiempo en el trabajo es más posible de lo que parece

Existen diferentes estrategias para aprovechar mejor el tiempo, como escribir las actas directamente en el blog de notas, decir no a responsabilidades que no se puedan cumplir o hacer un planning de las tareas a realizar a lo largo del día

¿Es posible ahorrar una hora de trabajo al día? Diferentes expertos en gestión de proyectos consideran que sí es posible, eso sí, aplicando técnicas centradas en aumentar la velocidad y efectividad en el trabajo.

En primer lugar, un líder de proyecto debe saber delegar responsabilidades. Esto le permitirá tener más tiempo para él, para realizar las tareas del proyecto que solo puede realizar él mismo.

Después, es aconsejable que realice un planning de todo el día, estableciendo qué tareas llevará a cabo en cada una de las horas de la jornada laboral. Como explican en el portal Euroresidentes, es importante establecer un bloque de tiempo para los asuntos personales, como pagar las facturas y atender el correo electrónico, para que estas tareas no entorpezcan el resto de trabajo del día

Decir “no” y no dar rodeos

El experto en marketing funcional Javier Regueira remarca en su blog lo importante que es aprender a decir no. “No hay nada más dañino para tu agenda y para tu imagen ante los demás que cargarte de responsabilidades que no puedas cumplir”, explica. En este sentido es partidario de que si uno sabe que no va a poder hacer algo, ya de antemano diga no.

Por otro lado, Regueira también recomienda no dar rodeos. Esto significa que si una persona quiere explicar alguna idea o proyecto, animarla a que se centre en exponer los elementos más importantes y deje a un lado los preámbulos. “No tengas miedo a cortar”, anima el autor del blog No content, No Brand.

Herramientas digitales

Desde el portal Gestión de Proyectos Máster se considera importante aprender a utilizar la opción de búsqueda en el correo electrónico, para saber encontrar mails antiguos o relacionados con un tema en concreto sin rebuscar mucho.

Otra de sus recomendaciones es utilizar aplicaciones como One Note, que sirven para tomar notas de forma digital. En ellas se pueden escribir ideas, cosas que hacer o las actas de reunión, que una vez realizadas se pueden enviar directamente a las personas interesadas.

Para aprender a ahorrar tiempo y gestionarlo mejor, otras estrategias son: desconectar el celular cuando se necesite mucha concentración; hacer un listado de tareas y distinguir cuáles son importantes y cuáles no; o abordar los problemas o las tareas difíciles cuanto antes, para que no ronden por la cabeza y no dejen concentrarse en otros trabajos.

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Fuente: 13 consejos para gestionar nuestro tiempo con eficiencia

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