Las empresas se ven inmersas de forma más frecuente en proyectos complejos que requieren de una organización y seguimiento detallados. Los calendarios de tareas son una herramienta en auge en este campo.
Alcanzar con éxito cada fecha de entrega es el objetivo de un gran número de trabajadores. Aunque usar un calendario de tareas es un buen medio de organización, cada persona debe conocer su función en el proyecto, así como su tarea en el mismo.
Los calendarios de tareas deben entenderse como herramientas fáciles de usar, intuitivas, que permitan flexibilidad en las planificaciones y que, de forma simultánea, informen de la evaluación de los proyectos.
En la actualidad hay múltiples apps disponibles para crear este tipo de calendarios. Sinnaps, Trello o Asana son algunas de ellas. Algunas de las ventajas que destaca Sinnaps en su web son: reparte el trabajo y evita imprevistos; optimiza recursos y evita sobrecostes; documenta y trabaja en equipo y presupuesta y ahorra tiempo.
Esta empresa ofrece también en su blog algunos consejos para un adecuado uso de los calendarios de tareas:
- Planificar el tiempo idóneo para la gestión de proyectos a fin de evitar el trabajo acelerado.
- Asociar un tiempo de duración realista a cada actividad, en consenso con los responsables de las tareas.
- Adaptar la carga de trabajo en función de la disponibilidad del equipo.
- Emplear una app para organizar las tareas que resulte fácil de usar y completa.
- Diseñar un plan para implementar la aplicación o agenda de tareas en el equipo de trabajo, según las características de cada miembro.
- Mantener una comunicación constante en la aplicación para organizar tareas, con el móvil como principal dispositivo de acceso para estar conectado en cualquier lugar y cualquier momento.
- Realizar un control de trabajo a tiempo real y actualizado.
FUNIBER patrocina una gran variedad de programas universitarios centrados en abordar las diferentes herramientas necesarias para llevar con éxito proyectos. Uno de estos cursos sería la Maestría en Diseño, Gestión y Dirección de Proyectos.
Fuente: Trucos para optimizar proyectos complejos con un calendario de tareas.
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