Para garantizar reuniones de trabajo efectivas es necesario establecer una serie de pautas. La aplicación de una metodología y de procesos para meetings de inicio y seguimiento de proyectos favorece que las sesiones sean más efectivas, de menor duración e impulsen el rendimiento del equipo.
No es un caso aislado. Muchas reuniones de trabajo mal planificadas y sin un programa determinado terminan convirtiéndose en sesiones maratonianas que aportan poco valor al proyecto.
Es por ello que aplicar una metodología estandarizada para las reuniones de trabajo se convierte en una herramienta imprescindible para garantizar sesiones productivas.
En el área de gestión de proyectos, así como en otros ámbitos empresariales, es común estandarizar el ritmo de las sesiones según unos patrones específicos:
- Planificación
Es importante elaborar la planificación previa de todos los puntos clave y metas a discutir durante la reunión mediante una agenda. Asimismo, se debe informar a todos los asistentes de esta agenda con antelación para que puedan añadir temas relevantes.
- Organizar la reunión
Convocar a los asistentes clave en la reunión. Asimismo, se debe evitar que personas ajenas al proyecto asistan. El motivo primordial es que aquellos miembros del equipo que puedan aportar poco valor a la reunión de trabajo podrían estar perdiendo tiempo potencial, dejando de lado otras tareas que requieran de su atención y, además, muestren poco interés en los temas. Asimismo, se debe tener en cuenta el número de convocados y el espacio donde sucederá la discusión, como una sala de reuniones con el acondicionamiento necesario (tecnología para videollamadas, pizarras para esbozos o brainstormings, etc.)
- Manejo de la reunión
Es crucial que todos los asistentes de la reunión tengan claro su rol. La función moderadora es en muchos casos una pieza clave, especialmente en reuniones que requieren la intervención directa con clientes.
- Seguimiento
Tras finalizar la reunión de trabajo se recomienda la recolección de respuestas o acciones derivadas de la discusión. Esta información deberá ser compartida con todos los asistentes para la asignación de tareas y posterior seguimiento.
Además de las etapas mencionadas anteriormente, es conveniente tener en cuenta la duración de la reunión. Se recomienda que las sesiones de discusión no superen los 45 minutos como máximo para mantener la atención de todos los agentes envueltos y obtener la máxima productividad.
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Fuente: Reuniones de Trabajo: 3 Efectivos Consejos para Mejorarlas
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