Comunicar el progreso de un proyecto permitirá a las partes interesadas comprender mejor el proyecto, pero debe hacerse de forma cohesionada y con transparencia.
Una parte importante de la gestión de un proyecto consiste en comunicarse con las distintas partes interesadas. A menudo esto adopta la forma de un informe sobre el estado de salud. En cada informe, sé transparente y comparte cualquier error que se produzca en el camino. También es una buena oportunidad para ofrecer soluciones a esos problemas. A menudo, los jefes de proyecto no comunican los errores hasta que es demasiado tarde, por lo que es mejor abordarlos y discutirlos a medida que surgen.
Como jefe de proyecto, hay algunos pasos que puedes dar para elaborar un sólido informe de situación del proyecto. En primer lugar, debes definir la audiencia. Piensa en quién recibirá el informe y qué tipo de información necesita. Esto deberías saberlo ya desde la fase de planificación del proyecto. Desde el principio es fundamental determinar un plan de comunicación con cada parte interesada. Este plan debe incluir el tipo de informe, la cantidad de detalles, la frecuencia, el método de entrega y otros factores que son individuales para cada parte interesada. Una vez que se conocen los requisitos de cada participante, es más fácil comunicarse con ellos a medida que avanza el proyecto.
A continuación, resulta imprescindible ser conciso. No des demasiada información, ya que puede resultar confusa. Opta por un mensaje sencillo, con una descripción clara del estado del proyecto. No intentes ocultar tus errores. Sé transparente y explica los retrasos, los errores o los momentos críticos, ofreciendo también soluciones. Ocultar información saldrá a la luz más tarde y sólo perjudicará el progreso del proyecto.
Piensa en cómo quieres entregar el informe. Puede ser un correo electrónico, un documento entregado en mano o una reunión. El método de entrega depende en gran medida de las partes interesadas y de sus necesidades. Esto debería decidirse para cada uno durante la fase de planificación del proyecto.
Por último, discute el informe con tu equipo. La gestión del proyecto no debe provenir de una sola persona. Por el contrario, debe ser un esfuerzo de equipo. Discutir el informe juntos te ayudará a dar una explicación transparente y comprensible de los puntos clave. Podéis decidir en grupo qué información hay que compartir y cómo presentarla.
Recuerda que la comunicación es una parte fundamental de la gestión del proyecto y debe hacerse con cuidado. Cada parte interesada debe recibir la información que necesita en el formato correcto para favorecer el progreso del proyecto en general. Aquí tienes una plantilla descargable que te ayudará a crear un informe de situación.
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Fuente: Project Status Reports: Como crearlos + 3 Plantillas Descargables
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