Conocer las herramientas, así como las aptitudes necesarias para dirigir proyectos, es fundamental para que se lleve a cabo con éxito.
Santiago Brie es tutor del Área de Proyectos de la Red Universitaria con la que colabora FUNIBER. Las causas de las dificultades para dirigir proyectos son el punto de partida de esta entrevista.
Según la encuesta de Project Management realizada cada año por la plataforma Sinnaps, las empresas suspenden en materia de gestión de proyectos. ¿Cuáles cree que son las causas?
Los proyectos pueden ser suspendidos, cerrados o abortados por diversas causas; y en ocasiones estas tienen ligazón con su proceso de dirección. Es que, dirigir proyectos, no es una tarea sencilla.
La encuesta antes mencionada señala, entre otras cosas, que menos de la mitad de los directores de proyectos se apoyan en herramientas informáticas. Esto indica que más de la mitad de los directores de proyectos utiliza herramientas no propias de esta actividad, o que adaptan otras herramientas, o que simplemente no llevan los registros propios de la labor de dirección de proyectos. Y esto es verdaderamente llamativo. Aunque también los números de estas mismas encuestas revelan que es una situación que se está revirtiendo, y que cada vez más profesionales se apoyan en instrumentos idóneos para realizar el seguimiento y control de sus proyectos.
También los programas de gestión de proyectos van evolucionando y esto facilita la adopción de los mismos, no solo por parte del director, sino también por parte del resto de los miembros del equipo comprometidos al proyecto.
¿Qué ventajas considera que aporta el calendario de tareas en la gestión de proyectos?
El calendario es una herramienta fundamental, que relaciona el qué hacer con el cuándo hacerlo. Hay tareas que, si no se realizan en la fecha o el plazo establecido, directamente no sirven. Y si estas tareas eran necesarias de realizar para el desarrollo de otras tareas, se puede generar un efecto en cadena que incluso llegue a determinar o generar el fracaso de un proyecto.
Por estos motivos, destacamos siempre la importancia de desarrollar una planificación lo más detallada y realista posible, y de realizar un seguimiento exhaustivo del cumplimiento de la planificación, con lugar a revisiones, por supuesto, pero con cambios siempre acordados y planificados.
¿Qué herramientas online considera útiles para una óptima gestión de los proyectos?
Esto dependerá del tipo de Proyectos y de las oportunidades de adquirir una versión de pago. Casi todos los programas de Gestión de Proyectos tienen hoy una versión gratuita, pero que limita considerablemente las funciones, y, en general, las tareas que ponen a disposición, no son suficientes para desarrollar el seguimiento de un proyecto.
Según el tipo de proyectos, podrá ser necesario priorizar alguna herramienta centrada en el calendario, alguna centrada en los recursos o alguna centrada en el manejo del equipo; si no se tiene acceso a la versión de pago, recomiendo probar las funciones y herramientas que dispone cada programa y probar cuál se adapta mejor a las necesidades del proyecto. En mi caso he tenido buenas experiencias con varias de ellas: Asana, Monday, Trello, Jira…
¿Cuál cree que es la mejor metodología para gestionar los riesgos de los proyectos?
También para este caso dependerá del tipo de proyectos que estamos desarrollando, los riesgos de un proyecto de minería no se parecen en nada a los riesgos de un proyecto informático, ni a los de un proyecto de fabricación o construcción. Cada disciplina tiene una/as metodologías más apropiadas o que se adaptan mejor a sus particularidades.
Más que precisar una metodología, sugiero ser metódico en el proceso de planificación de la gestión de los riesgos. Haciendo un trabajo detallado y pormenorizado en el proceso de identificación de los riesgos, en el análisis de los mismos, y hacer una gestión apropiada de los riesgos principales, tomando las responsabilidades que cada riesgo amerite.
FUNIBER patrocina una gran variedad de programas universitarios centrados en ampliar los conocimientos de los profesionales en materia de gestión de proyectos. Una de las Maestrías, de reciente creación, es la Maestría en Competencias Profesionales de Proyectos.
Fuente: Las consultoras suspenden en gestión de proyectos.
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