Debemos procurar gestionar adecuadamente el tiempo para lograr reuniones realmente productivas.
En toda empresa se realizan reuniones para coordinar las actividades diarias, pero debemos evitar que las reuniones consuman de forma innecesaria el tiempo de los miembros del equipo. El experto César Piqueras considera que la mayoría de profesionales somos víctimas de la improductividad y procastinamos o postergamos las tareas importantes un promedio de 2 horas por día. Dirigir o participar en reuniones es una de las tareas en las que se pierde mucho tiempo en las oficinas, siendo necesario aplicar algunas estrategias sencillas para lograr optimizar el trabajo en reuniones.
Las reuniones pueden generar desgaste, reduciendo la energía de las personas, sobre todo cuando son muy largas y tediosas. Suele ocurrir que después de la reunión las personas se olvidan de las tareas asignadas a cada uno, por ello es necesario establecer herramientas para garantizar el seguimiento de las tareas a ejecutar.
Para lograr mejorar la efectividad de las reuniones debemos optimizar el tiempo. Piqueras sugiere que cada reunión debe durar 15 minutos en la mayoría de casos, cuando se trata de una reunión semanal podemos llegar hasta 30 minutos y establecer las sesiones más demandantes en reuniones de 60 minutos. En las sesiones cortas de 15 y 30 minutos se sugiere hacer las reuniones de pie para evitar el exceso de comentarios o reflexiones.
Se debe asignar a una persona como responsable de controlar el tiempo que consume cada persona, para controlar que no se exceda el tiempo de participación de cada uno.
El tiempo y la puntualidad son muy importantes. Se deben establecer penalidades para aquellos que llegan tarde a las reuniones, además se debe procurar evitar divagar o permitir interminables opiniones sobre un tema, procurando ser objetivos y resolviendo los puntos a tratar en el menor tiempo posible. Para lograr este objetivo puede ser útil colocar un reloj grande en la sala para que todos puedan llevar el control del tiempo de su participación.
Piqueras recomienda evitar el uso de las actas de reunión y reemplazarlas por hojas de excel que contengan tres columnas conteniendo: tareas, responsables y fechas. Esta tarea puede ser asignada a un responsable en la reunión y el documento servirá para iniciar la siguiente reunión verificando el cumplimiento de las tareas asignadas, toda tarea debe tener una fecha de cumplimiento.
Los estudiantes del áreas de Empresas de FUNIBER procuran establecer estrategias en sus organizaciones que permitan gestionar de forma óptima el tiempo de las reuniones para lograr una mayor productividad.
Fuente: cesarpiqueras.com
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