Mantener la documentación en orden es importante para todo negocio
En todas las empresas es importante mantener la documentación en orden, pero en los estudios de abogados, donde los documentos son el corazón del negocio, es mucho más importante mantener en orden cada uno de los documentos que se gestiona. El abogado Saturnino Solano destaca en su blog: «Sin orden no se puede ejercer la profesión de abogado», y es que la pérdida o retraso en la atención de un expediente puede significar una millonaria pérdida para un estudio de abogados.
El desorden puede conducir a la pérdida de productividad. Solano indica que una persona puede perder muchas horas del día solo en el proceso de búsqueda de un expediente, cuando no se sabe exactamente cómo localizar los documentos que se tienen en la oficina. El desorden puede hacer más lento el trabajo en una oficina, pero en el caso de los abogados puede conducir a una imputación por negligencia profesional, cuando no se atiende un expediente en el plazo debido.
Mantener el orden en el estudio de abogados es una práctica que puede brindar múltiples beneficios, incluso a nivel personal, porque las personas comenzarán a trabajar de una forma más fluída, en consecuencia tendrán menos estrés por el trabajo acumulado o los retrasos que pudo haber ocasionado la pérdida de un expediente.
se recomienda utilizar en los estudios de abogados una aplicación o programa informático para la gestión de los expedientes y llevar el control de la atención de los mismos, dicha práctica evitará la pérdida de los documentos y permitirá establecer alertas para indicar los plazos de atención de los documentos que se poseen en el estudio.
Solano recomienda llevar un orden en base al número de expediente de cada caso, y evitar acumular los casos por orden alfabético en función de los apellidos de los clientes. Llevar un orden en base al número del expediente permitirá ordenar los documentos en un armario y localizarlos rápidamente.
Los expedientes ordenados por números permitirán llevar un control en una hoja de cálculo Excel e incluso acumular un expediente dentro de otro cuando es necesario combinar expedientes. Una vez ordenados los casos, se puede hacer una búsqueda rápida de los documentos con la opción «filtrar» en excel.
Para archivar los documnentos lo más recomendable es contar con un archivador de cajones, que te permita mantener todos los expedientes ordenados por número y haga mucho más fácil la búsqueda de cada expediente.
El contenido de los expedientes es de vital importancia y debe mantenerse en secreto para no vulnerar el secreto profesional, por ello es recomendable utilizar una serie de abreviaturas en la portada para tener una descripción básica del caso y que se permita a otros abogados del estudio tener una idea de cada caso sin la necesidad de leer todo el expediente.
Llevar un control de los expedientes y su procedencia puede ayudar además a llevar un control del tipo de casos o de su procedencia, y al hacerlo se puede ser más preciso al desarrollar acciones de marketing para incrementar la cantidad de clientes del estudio de abogados.
Ordenar los expedientes en una oficina puede ahorrarnos tiempo y nos puede hacer ganar más dinero ¿cuál es el método que se usa en su oficina para organizar la documentación?
Los estudiantes del área de Empresas de FUNIBER aprenden cómo gestionar adecuadamente la información que procesan y gestionar su tiempo para ser más eficientes en las tareas que se les encomiendan.
Fuente: SaturninoSolano
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