Investigación indica cómo optimizar procesos e incrementar ingresos con una oficina de gestión de proyectos.
Las empresas dedicadas a la distribución de energía eléctrica se desarrollan en un ámbito sujeto a muchas regulaciones por parte del Estado. Walter Raúl Dávila Carbajal reconoció que es un entorno complejo, pero en el que se pueden aplicar estrategias para mejorar la rentabilidad de las empresas del rubro, por esa razón decidió presentar a FUNIBER su tesis «Implementación de la Oficina de Gestión de Proyectos en una Empresa de Distribución Eléctrica Estatal», para optar por el grado de Máster en Diseño, Gestión y Dirección de Proyectos.
En su tesis, el investigador introduce el tema haciendo una descripción del entorno económico en el que se desarrollan las actividades de las empresas de distribución eléctrica en el Perú, un mercado en el que prima la regulación del Estado, con normas estrictas de protección al usuario y estándares de calidad sobre el producto ofrecido. El servicio de distribución de energía eléctrica resulta casi un monopolio natural, razón por la cual las empresas proveedoras del servicio podrían ampliar sus servicios e ingresos teniendo en cuenta que poseen una gran base de usuarios.
El documento indica que el personal de las empresas distribuidoras de energía está abocado a las actividades propias de operación y mantenimiento de las redes existentes, así como a la ampliación de redes para cumplir con las obligaciones de acuerdo a ley. En ese contexto, las inversiones realizadas por las empresas de distribución eléctrica no son las más óptimas, desde el punto de vista de Dávila, porque se obtiene un bajo rendimiento económico debido a que las «inversiones son decididas y administradas por áreas no especializadas en proyectos de inversión y que se limitan al cumplimiento de sus obligaciones de acuerdo a lo establecido en la Ley de concesiones eléctricas«.
Dávila señala que la implementación de una oficina de gestión de proyectos en una empresa de distribución de energía eléctrica podría brindar a la organización una serie de beneficios como: facilitar la toma de decisiones gerenciales, definir asignaciones de recursos, de roles y responsabilidades de forma clara y balanceada, evaluar de forma objetiva el desempeño y beneficios de cada proyecto, permitiendo tomar decisiones sobre la ejecución de proyectos, el personal, recursos y herramientas a utilizar; además de permitir mantener un seguimiento, evaluación y retroalimentación de los procesos, logrando mantener documentación que permita tener referencias para actividades o proyectos posteriores.
El negocio de la distribución eléctrica se desarrolla en un entorno enmarcado en una estricta regulación, por ello sería necesario contar con una oficina de gestión de proyectos para lograr una adecuada priorización de proyectos, mejorar el presupuesto y la ejecución de los costos asignados, mejorar los niveles de calidad del proyecto, optimizar los tiempos, racionalizar recursos compartidos, minimizar riesgos y estandarizar los procedimientos, herramientas y plantillas para la gestión de proyectos, de acuerdo a Dávila.
En la tesis se analizan las funciones y estructura de una oficina de gestión de proyectos orientada a empresas dedicadas a la distribución eléctrica, se desarrolla la organización de una oficina de gestión de proyectos, se detallan las habilidades que debería tener y las funciones que debería realizar el personal de la oficina, se establecen los indicadores que permitirían controlar el avance y cumplimiento de objetivos y se realiza una proyección de los resultados esperados tras la instalación y puesta en marcha de la oficina de gestión de proyectos.
Dávila recomienda implementar oficinas de gestión de proyectos en las empresas de distribución eléctrica o la reestructuración de las ya existentes para mejorar el índice de ejecución presupuestal. Se recomienda además, brindar capacitación permanente al personal, hacer uso de las TIC para mejorar la competitividad de las empresas e implementar nuevos indicadores de gestión que permita conocer la productividad del personal. En el mediano plazo, la implementación de la oficina de gestión de proyectos permitiría obtener «obras con calidad técnica y que generen rentabilidad a la empresa, ejecutadas dentro de los plazos establecidos».
El documento de la tesis presentada por Walter Dávila Carbajal se encuentra disponible en el este enlace en Slideshare.
Fotografía con licencia Creative Commons: Calm Bomb