Profesor de FUNIBER indica cuales informaciones clave debe tener una propuesta de proyecto para aportar a procesos de dirección exitosos.
Santiago Brie es profesor del área de Proyectos en Arquitectura y Urbanismo de FUNIBER. Experto en proyectos, revela todo lo que se debe saber para elaborar el contenido de un buen anteproyecto.
Antes de empezar, Santiago apunta la necesidad de evaluar las oportunidades o necesidades que lo originaron y la conveniencia de que se realice. En su opinión, para ser exitoso, el proyecto debe estar adecuado al momento y contexto en el que se encuentra y contar con todas las informaciones necesarias para que se realice correctamente en todas sus etapas (diseño, gestión y dirección), tal como explica en los epígrafes a continuación.
Qué problema, conflicto o necesidad el proyecto pretende solucionar
Todo proyecto surge para satisfacer una necesidad, solucionar un problema o aprovechar una oportunidad. Definir de forma apropiada cuál es la situación y cuáles son los factores que en ella influyen es fundamental para diseñar una propuesta que pueda transformar la situación inicial.
Qué se desea lograr
Reconocer el objetivo principal de la intervención y que este esté de acuerdo con la misión y finalidad estratégica de la organización constituye la fase fundamental del proyecto. Definir con precisión qué se quiere obtener con la intervención planeada dispondrá el camino y conducir a las etapas posteriores.
Por qué el proyecto es importante y por qué debería ser apoyado
La justificativa del proyecto debe ser contundente. Los inversionistas no pondrán en riesgo sus recursos ni apostarán por un proyecto que no tenga un sentido claro y que no genere beneficios a la organización. La justificativa se debe hacer a partir de la comparación con las diferentes opciones de solución posibles.
Dónde se debería realizar
Algunos proyectos necesitan la definición específica del lugar donde se deben desarrollar. Según el tipo de proyecto, el lugar podrá referirse a una localización específica, una región determinada, un área dentro de la empresa, una red, filial o sucursal, o simplemente a una oficina específica dentro de la organización.
Cuándo se debería realizar
Existen proyectos que tienen sentido solo si son desarrollados en un momento determinado; otros solo pueden ser ejecutados después de un tiempo específico; otros aún, con funciones más estratégicas y a largo plazo, tienen menos limitaciones de tiempo. En todos los casos, es importante reconocer la temporalidad de la intervención y los resultados.
Quién se beneficiaría y quien tendría desventajas con la intervención
Además de tener claramente reconocidos quien serán los beneficiarios del proyecto, es importante identificar quien podría verse afectado de manera negativa con la intervención y tenga intereses que puedan verse afectados. La atención y estrategia que se adopten con los posibles opositores al proyecto pueden ser clave para reducir sus niveles de riesgo o exposición.
Quién y qué es necesario para que se realice
Es fundamental saber cuáles son los distintos recursos necesarios para el desarrollo del proyecto, tanto los humanos como los materiales, para que se sepa el valor de la intervención. Así, podrá decidirse entre realizar o no un proyecto. En una etapa inicial, el valor es únicamente orientador y no llega al detalle que tendrá posteriormente, cuando se realice la ingeniería de detalles y la ingeniería de compra.
Cómo se debería implementar
No es suficiente definir el objetivo si no se especifica cómo lograrlo. La propuesta debe aportar una descripción del funcionamiento de la organización interna del equipo y una descripción de las relaciones externas necesarias para la realización del proyecto.
Cuáles beneficios y costes conlleva
El análisis económico del proyecto tiene un valor claro. Los inversionistas eligen proyectos rentables y de bajo riesgo y, para ello, es necesaria una evaluación que incluya a todos los tipos de incertidumbre, para que el inversionista pueda tomar una decisión bien fundamentada. Una evaluación bien desarrollada ayuda a: reducir la incertidumbre (al contemplar su riesgo asociado); estimar razonablemente la rentabilidad, el beneficio o el costo/beneficio; definir la escala óptima de inversiones; seleccionar correctamente las fuentes de financiación; identificar los puntos fuertes y los puntos débiles del proyecto; y concebir una estrategia para aprovechar las oportunidades y reducir las amenazas que enfrenta.
Todos estos conocimientos se pueden adquirir de forma más profundizada en los distintos programas de Especializaciones y Maestrías del área de Proyectos de FUNIBER, por medio de los cuales los estudiantes pueden adquirir un pensamiento creativo, ejecutivo y gerencial apto para el diseño, gestión y dirección de proyectos.