Existem diferentes estratégias para fazer melhor uso do tempo, como escrever as atas diretamente no bloco de anotações, dizer não às responsabilidades que não podem ser cumpridas ou planejar as tarefas a serem realizadas ao longo do dia
É possível economizar uma hora de trabalho por dia? Diferentes especialistas em gestão de projetos consideram que sim, é possível, contudo aplicando técnicas voltadas em aumentar a velocidade e efetividade no trabalho.
Em primeiro lugar, um líder de projeto deve saber delegar responsabilidades. Isso permitirá com que tenha mais tempo para executar as tarefas do projeto que só ele pode executar.
Assim, é aconselhável que se faça um planning de todo o dia, estabelecendo quais tarefas serão executadas em cada uma das horas do dia de trabalho. Como explicado no portal Euroresidentes, é importante estabelecer um bloco de tempo para assuntos pessoais, como pagar contas e responder e-mail, para que essas tarefas não interfiram no resto do dia de trabalho
Dizer “não” e não fazer rodeios
O especialista em marketing funcional Javier Regueira destaca em seu blog como é importante aprender a dizer não. “Não há nada mais prejudicial para a sua agenda e para a sua imagem diante dos outros do que ser sobrecarregado com responsabilidades que você não pode cumprir”, explica ele. Nesse sentido, ele é a favor de que, se alguém sabe que não será capaz de fazer alguma coisa, já com antecedência diga não.
Por outro lado, Regueira também recomenda não fazer rodeios. Isso significa que, se uma pessoa quiser explicar uma ideia ou projeto, incentive-se a se concentrar em expor os elementos mais importantes e deixar de lado os preâmbulos. “Não tenha medo de cortar”, incentiva o autor do blog No content, No Brand.
Ferramentas digitais
A partir do portal do Master Project Management, considera-se importante aprender a utilizar a opção de busca no e-mail, para saber como encontrar e-mails antigos ou relacionados a um tópico específico sem ter que buscar muito.
Outra de suas recomendações é usar aplicativos como One Note, que servem para tomar notas digitalmente. Neles, você pode escrever ideias, coisas para fazer ou atas de reunião, que uma vez redigidos, podem ser enviados diretamente para pessoas interessadas.
Para aprender a economizar tempo e gerenciá-lo melhor, outras estratégias são: desconectar o telefone celular quando muita concentração é necessária; fazer uma lista de tarefas e distinguir quais são importantes e quais não são; ou resolver problemas ou tarefas difíceis o mais rápido possível, para que eles não passem por sua cabeça e não permitam se concentrar em outros trabalhos.
Para todas as pessoas interessadas em saber como gerir um projeto, a FUNIBER promove o Mestrado em Desenho, Gestão e Direção de Projetos. Este programa integra conceitos vinculados ao desenho, gestão e direção de projetos a partir da formulação e administração de seus recursos até a análise post-morten, qualquer que seja sua origem e finalidade.
Fonte: 13 consejos para gestionar nuestro tiempo con eficiencia
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