Las reuniones de trabajo pueden ser un espacio para innovar o perderse en discusiones interminables.
La primera recomendación para una reunión efectiva consiste en lograr que los empleados dejen de utilizar por un momento sus equipos conectados a redes sociales y el correo electrónico. Redes como Whatsapp pueden ser fuentes de constantes distracciones, y resulta mejor que los empleados eviten su uso en reuniones para mejorar la atención hacia los contenidos propuestos por la empresa.
Steve Jobs proponía que las reuniones de trabajo se realicen con grupos reducidos, en entornos altamente productivos, en el que cada persona involucrada en la reunión debería participar resolviendo al menos un punto de la agenda propuesta.
Jobs consideraba que las personas presentes en una sala de reuniones deberían ser los participantes esenciales, solo el grupo más involucrado, para lograr que todos se mantengan motivados y enfocados en el tema a tratar.
Personas que trabajaron en Apple indican que en cada una de las acciones a tratar en una reunión se consideraba a una persona directamente responsable, de esa forma todos los empleados podían saber quién era la persona a cargo de un proceso o tema puntual.
Se comenta que Jobs mantenía para las reuniones una «mentalidad de rendición de cuentas», y la persona que se asignaba como directamente responsable debía conocer todos los detalles del proceso a su cargo.
A todas estas consideraciones se suma que Jobs propiciaba la discusión sobre los temas a tratar en la agenda, sin que los empleados se apoyen en presentaciones o videos, porque Jobs consideraba que quien conoce un tema no requiere de ese tipo de herramientas tecnológicas.
Adicionalmente a estas recomendaciones, se puede considerar que una reunión no debería durar más de media hora y se deberían programar algunas acciones para compensar el tiempo invertido en la reunión.
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Fuentes:
http://fnbr.es/1sm
http://fnbr.es/1sn
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