Las reuniones de equipo nos pueden ayudar a coordinar las acciones que harán nuestro trabajo más productivo, o también pueden transformarse en aburridas sesiones en las que se pierde el tiempo de los ejecutivos. Un estudio realizado por la empresa Proudfoot Consulting, en la que se consultó a 235 empresas a nivel mundial sobre la productividad de las reuniones, reveló que solo un 41% prepara una planificación de la reunión antes de realizarla, de estas empresas solo el 38% la cumplían, y de este grupo, solo el 13% realizaba una revisión de lo acordado al final de la reunión.
Una reunión bien planificada y con una dirección adecuada puede ayudar a crear lazos entre los miembros del equipo, puede ayudar en el proceso de tomar decisiones respecto a temas importantes para la organización. Pero muchas reuniones no son tan eficaces porque no han sido bien organizadas o preparadas por el coordinador del equipo. Algunas reuniones se convocan sin tener una razón relevante, cuando esto ocurre, las reuniones se transforman en una pérdida de tiempo, o en una forma de escape al trabajo real que espera en el escritorio. Cuando las reuniones pierden eficacia el equipo de trabajo pierde su fuerza, se pierde el sentido del trabajo y los encuentros del grupo se transforman en encuentros de camaradas.
Para que una reunión sea más efectiva se debe fijar un objetivo para ese día, pedir a las personas que van a participar de la reunión que dominen el tema a tratar, y fijar un tiempo de inicio y fin. No es recomendable hacer reuniones que duren muchas horas, porque se agotará la energía del equipo.
El coordinador debe procurar que las reuniones se realicen en un ambiente saludable y que no se transforme el encuentro en un espacio para ataques personales. Además se debe procurar que todos participen, respentando los tiempos designados para cada integrante. Finalmente, las conclusiones de una reunión se deben plasmar en un acta de reunión para controlar el desarrollo de las tareas asignadas.
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