Devemos procurar administrar adequadamente o tempo para realizar reuniões realmente produtivas
Em toda empresa são feitas reuniões para coordenar as atividades diárias, mas devemos evitar que as reuniões consumam de forma desnecessária o tempo dos membros da equipe. O especialista César Piqueras considera que a maioria dos profissionais é vítima da improdutividade, e que evitamos ou adiamos as tarefas importantes numa média de 2 horas por dia. Dirigir ou participar de reuniões é uma das tarefas nas quais se perde muito tempo nos escritórios, sendo necessário aplicar algumas estratégias simples para conseguir otimizar o trabalho em reuniões.
As reuniões podem gerar desgaste, reduzindo a energia das pessoas, principalmente quando são muito longas e tediosas. Costuma acontecer que depois da reunião as pessoas se esqueçam das tarefas atribuídas a cada um, por isso é necessário estabelecer ferramentas para garantir o seguimento das tarefas a executar.
Para conseguir melhorar a efetividade das reuniões, devemos otimizar o tempo. César sugere que cada reunião deve durar 15 minutos na maioria dos casos, quando se trata de uma reunião semanal podemos chegar em 30 minutos e estabelecer as sessões mais demandantes em reuniões de 60 minutos. Nas sessões curtas, de 15 e 30 minutos, sugere-se fazer as reuniões em pé para evitar o excesso de comentários ou reflexões.
Deve-se atribuir uma pessoa como responsável por controlar o tempo que cada pessoa consome, para controlar que não se exceda o tempo de participação de cada um.
O tempo e a pontualidade são muito importantes. Devem-se estabelecer penalidades para aqueles que chegam tarde aos encontros, além disso, deve-se procurar evitar divagar ou permitir opiniões intermináveis sobre um tema, procurando ser objetivos e resolvendo os pontos a tratar no menor tempo possível. Para chegar a este objetivo, pode ser útil colocar um relógio grande na sala para que todos possam fazer o controle do tempo de sua participação.
César recomenda evitar o uso das atas de reunião e substituir por planilhas de Excel que contenham três colunas, sendo: tarefas, responsáveis e datas. Esta função pode ser atribuída a um responsável na reunião e o documento servirá para iniciar a seguinte reunião verificando o cumprimento das tarefas atribuídas; toda tarefa deve ter uma data de cumprimento.
Os estudantes da área de Empresas da FUNIBER procuram estabelecer estratégias em suas organizações que permitam administrar o tempo das reuniões de forma ótima para ter maior produtividade.
Fonte: cesarpiqueras.com
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