Manter a documentação organizada é importante para todo negócio, principalemente no caso dos advogados
Em todas as empresas é importante manter a documentação em ordem, mas nos escritórios de advogados, onde os documentos são o coração do negócio, é muito mais importante manter em ordem cada um dos documentos que se administra. O advogado Taciturno Solano destaca em seu blog: “Sem ordem não se pode exercer a profissão de advogado”, já que a perda ou atraso na atenção de um processo pode significar uma perda milionária para um escritório de advocacia.
A desordem pode conduzir à perda de produtividade. Solano indica que uma pessoa pode perder muitas horas do dia só no processo de busca de um inquérito, quando não se sabe exatamente como localizar os documentos tidos no escritório. A desordem pode deixar o trabalho mais lento em um escritório, mas no caso dos advogados pode conduzir a uma imputação por negligência profissional, quando não se atende um processo no prazo devido.
Manter a ordem no escritório de advogados é uma prática que pode proporcionar múltiplos benefícios, inclusive em âmbito pessoal, pois as pessoas começarão a trabalhar de forma mais fluída, em consequência, terão menos estresse pelo trabalho acumulado ou pelos atrasos que a perda de um documento pode ter ocasionado.
Recomenda-se utilizar nos escritórios de advocacia um aplicativo ou programa informático para a gestão dos documentos e fazer o controle de andamento dos mesmos. Dita prática evitará a perda de documentos e permitirá estabelecer alertas para indicar os prazos de atenção dos processos existentes no escritório.
Solano recomenda manter a ordem com base ao número de documentos de cada caso, e evitar acumular os casos por ordem alfabética dos sobrenomes dos clientes. Organizar com base ao número do inquérito permitirá ordenar os documentos em um armário e localizá-los rapidamente.
Os processos ordenados por números permitirão ter um controle em uma planilha de cálculo do Excel e, inclusive, acumular um documento dentro de outro quando é necessário combinar documentos. Uma vez ordenados os casos, pode-se fazer uma busca rápida dos documentos com a opção “filtrar” do Excel.
Para arquivar os documentos, o mais recomendável é contar com um arquivo de gavetas, que permita manter todos os expedientes ordenados por número e torne muito mais fácil a busca de cada processo.
O conteúdo dos documentos é de vital importância e deve ser mantido em segredo para não vulnerar o segredo profissional, por isso é recomendável utilizar uma série de abreviaturas na capa para ter uma descrição básica do caso e que permita a outros advogados do escritório ter uma ideia de cada caso sem a necessidade de ler todo o processo.
Ter um controle dos processos e sua procedência pode ajudar também a controlar o tipo de caso ou sua procedência, e ao fazê-lo, pode-se ser mais preciso ao desenvolver ações de marketing para aumentar a quantidade de clientes do escritório.
Organizar os documentos em um escritório pode economizar tempo e nos faz ganhar mais dinheiro. Qual é o método usado em seu escritório para organizar a documentação?
Os estudantes da área de Empresas da FUNIBER aprendem como administrar adequadamente a informação que processam e administrar seu tempo para sermos mais eficientes nas tarefas solicitadas.
Fonte: SaturninoSolano
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