O assistente do diretor de projetos é a peça que pode aliviar a carga de trabalho e ajudar a alcançar objetivos mais facilmente
Dispor um assistente do diretor de projetos dá a possibilidade de amenizar o nível de tarefas delegando funções durante o processo.
O Gerente de Projeto deve possuir conhecimentos técnicos, gerenciar o pessoal e liderar uma equipe através de uma visão estratégica.
Desta forma, o cálculo das tarefas e qualidades facilita o escopo acordado dentro do prazo e do orçamento disponível.
Entretanto, as tarefas administrativas ocupam grande parte do tempo do diretor do projeto e o distraem do que é importante, por isso é aconselhável delegar certas tarefas.
Enquanto o gerente do projeto se concentra nas atividades que agregam valor ao projeto, o assistente assume o papel de cuidar da parte administrativa e de uma série de outras tarefas, que são detalhadas abaixo.
Fase de iniciação
Nesta primeira etapa, o assistente pode realizar a definição dos papéis e tarefas da equipe. Também pode preparar o organograma, resumindo a experiência dos trabalhadores, juntamente com seus pontos fortes e fracos.
O assistente será responsável por garantir o acesso adequado às ferramentas e informações para toda a equipe.
Controle de custos
Dentro deste campo, sua atividade pode se concentrar em listar custos, horas trabalhadas dos membros do projeto e manter um registro das despesas em Excel.
Comunicação
Ele ou ela pode ser um mediador entre o gerente e os membros da equipe ao comunicar decisões ou trocar e-mails, tudo com o objetivo de aliviar o fardo de seu superior.
Reuniões
A organização, preparação de atas e atualização de listas de afazeres pode ser delegada ao assistente, que também pode liderar algumas dessas reuniões.
Documentação
Além do acima mencionado, esta pessoa pode definir padrões de documentação, criar modelos e definir características de documentos.
Por outro lado, a documentação relativa aos fornecedores e engenheiros envolvidos no projeto também pode ser preparada pelo assistente do gerente do projeto.
Neste sentido, FUNIBER patrocina una variedade de oportunidades de cursos. Alguns destes programas são o Mestrado em Desenho, Gestão e Direção de Projetos e o Mestrado em Desenho, Gestão e Direção de Projetos de Cooperação Internacional.
Fonte: Tareas del asistente del Director de Proyectos
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