A comunicação do progresso de um projeto permitirá que as partes interessadas compreendam melhor o projeto, mas isso deve ser feito de forma coesa e transparente.
Uma parte importante da gestão do projeto é a comunicação com as diversas partes interessadas. Isto frequentemente toma a forma de um relatório de status de saúde. Em cada relatório, seja transparente e compartilhe quaisquer erros ao longo do caminho. É também uma boa oportunidade para oferecer soluções para estes problemas. Muitas vezes, os gerentes de projeto não relatam erros até que seja tarde demais, por isso é melhor abordá-los e discuti-los à medida que surgem.
Como gerente de projeto, há alguns passos que você pode dar para produzir um relatório sólido do status do projeto. Primeiro, você precisa definir o público. Pense em quem receberá o relatório e de que tipo de informação eles precisam. Você já deve saber disso desde a fase de planejamento do projeto. Desde o início, é essencial determinar um plano de comunicação com cada parte interessada. Este plano deve incluir o tipo de relatório, quantidade de detalhes, frequência, método de entrega e outros fatores que são individuais para cada parte interessada. Uma vez que as exigências de cada participante são conhecidas, é mais fácil comunicar-se com eles à medida que o projeto avança.
A seguir, é essencial ser conciso. Não dê demasiadas informações, pois isso pode ser confuso. Optar por uma mensagem simples, com uma descrição clara do status do projeto. Não tente esconder seus erros. Ser transparente e explicar atrasos, erros ou momentos críticos, e oferecer soluções. A retenção de informações virá à tona mais tarde e só prejudicará o progresso do projeto.
Pense em como você quer entregar o relatório. Pode ser um e-mail, um documento entregue em mão ou uma reunião. O método de entrega depende em grande parte das partes interessadas e de suas necessidades. Você já deve decidir pela fase de planejamento do projeto.
Finalmente, discuta o relatório com sua equipe. A administração do projeto não deve vir de uma única pessoa. Pelo contrário, deve ser um esforço de equipe. Discutir o relatório em conjunto o ajudará a dar uma explicação transparente e compreensível dos pontos-chave. Você pode decidir como um grupo quais informações compartilhar e como apresentá-las.
Lembre-se de que a comunicação é uma parte fundamental da gestão do projeto e deve ser feita com cuidado. Cada parte interessada deve receber as informações necessárias no formato correto para apoiar o progresso do projeto em geral. Aqui você tem um modelo para download para ajudá-lo a criar um relatório de status.
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Fonte: Project Status Reports: Como crearlos + 3 Plantillas Descargables
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