Ter bons resultados na gestão de projetos exige habilidades, técnicas e conhecimentos, além de tempo e dedicação. Entretanto, o número de tarefas que precisam ser realizados podem ser distribuídos de forma eficaz de modo manual e com o uso de ferramentas tecnológicas segundo especialistas
Segundo Francisco Vela, especialista em projetos, estes são alguns pontos essenciais para administrar tarefas pendentes no desenvolvimento de um projeto:
- Atas de reunião: Escrever as atas de reunião com clareza, atribuindo um responsável e um tempo de execução durante a reunião. Pode tomar mais tempo que o devido, mas o importante é que os presentes concordem o conteúdo da ata e as ações necessárias para ser enviada ao finalizar a reunião.
- Organizar e-mails: Fazer uso de ferramentas como Outlook, permite marcar os e-mails que requerem uma ação, de uma resposta ou os que são apenas informação.
- Listas no Excel: Servem para documentar o estado dos pontos pendentes e sua variação com o passar do tempo do projeto. Por exemplo, pode ser dividido por temas, departamento ou responsável, data de entrega, e conter um link do conteúdo correspondente para fazer o acompanhamento.
- Revisão: É a ação transversal às recomendações anteriores. É o repasse das ações pendentes fornecidas nas atas de reunião, além de organizar os e-mails pendentes e verificar a documentação.
Do mesmo modo, Geraldine García, do Departamento de Conhecimento e Aprendizagem do Banco Interamericano de Desarrollo (BID), testou três ferramentas digitais abertas e gratuitas que permitem fazer o acompanhamento de várias tarefas dentro de um mesmo processo, visualizar facilmente em que etapa está cada membro da equipe e contabilizar o tempo atribuído tanto a tarefas como a clientes.
Entre as ferramentas, García destaca Bambam, que permite a identificação do status e instâncias principais de um projeto. Além disso, inclui módulos como Bambam para monitorar os tempos das tarefas e Springloops para desenvolvedores.
My Hours, é uma ferramenta para que profissionais independentes, que podem administrar suas tarefas e faturar projetos a clientes.
Toggle, é uma plataforma para celular e web que ajuda a administrar o tempo de atividades gerando relatórios e faturas.
Para os interessados na gestão de projetos, o Mestrado em Desenho, Gestão e Direção de Projetos patrocinada pela FUNIBER é voltado a profissionais com formação universitária de todas as áreas de conhecimento, que tenham a inquietação de se envolver no setor dos projetos de uma maneira responsável e com uma alta disciplina de estudo, que desejem desempenhar-se no campo da docência e da pesquisa de projetos e/ou no campo profissional, exercendo cargos executivos e de assessoria em projetos.
Fonte: Cómo gestionar las tareas pendientes en un proyecto
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