En la actualidad, se busca lograr menores costos de operación en las empresas, también la optimización de tiempo, por tanto estos objetivos de negocio hacen que la tecnología digital se convierta en una inversión estratégica en las organizaciones. Una tendencia en todo el mundo es la de organizar reuniones virtuales, una tecnología que antes estaba estringida a unos pocos ejecutivos y público específico, como los jóvenes en las salas de chat y MSN, y ahora es una tecnología que es utilizada por las empresas debido a la necesidad de una entrega rápida de información.
Un equipo virtual es un grupo de personas que trabajan de manera interdependiente con un propósito común y sin límites espaciales y temporales. La distancia no elimina la interacción constante entre todos. Así, las organizaciones tienden a aprovechar toda la tecnología disponible para lograr sus objetivos y mantener su presencia en las principales ciudades para ampliar sus oportunidades de negocio.
Poco a poco, la comunicación virtual, llegó a ser utilizada por los líderes que necesitan optimizar su tiempo y comunicarse con los miembros de su equipo desde diferentes lugares, varias veces al día y en muchos casos al mismo tiempo. Esto se ha convertido en un factor clave, un diferencial, teniendo en cuenta la velocidad de la información, la competencia cada vez más feroz y la urgencia en la toma de decisiones. En línea se pueden utilizar mejor el limitado tiempo disponible, no hay mayores problemas con las barreras espaciales, por ejemplo.
Sin embargo, el líder virtual debe tener en cuenta varios aspectos como el establecimiento de metas claras y definir dónde se llevarán a cabo las tareas para que el equipo pueda funcionar sin dificultades. A pesar de que el liderazgo es virtual, quien ejerce debe procurar realizar reuniones presenciales, cara a cara. El contacto humano se pueden complementar con el entorno virtual, pero nunca puede sustituirse. Después de todo, una computadora no tiene carisma. El e-mail no sonríe y no tiene brillo en sus ojos. La motivación debe ser una preocupación constante.
Responder a cada solicitud por correo electrónico o por Internet o por teléfono, tan pronto como sea posible, estar disponible para el equipo es de suma importancia. De esa forma, los compañeros pueden sentir su presencia, incluso desde la distancia, la supervisión y la evaluación de cada tarea y darles una respuesta inmediata.
Una vez que la gente no require de supervisión directa o tal vez poco o nada, el escenario cambia a uno que requiere de características personales que se han llamado «las habilidades virtuales». Estas habilidades incluyen el conocimiento de la tarea a realizar, iniciativa, capacidad de toma de decisiones, responsabilidad, conocimiento de las herramientas de comunicación que se utilizarán, además de la motivación y la autonomía para decidir.
Los líderes tienen que leer mucho, tomarse el tiempo para gestionar la relación con su equipo y siempre tratar de volver a leer su cada correo electrónico antes de enviarlo para evitar errores o generar mensajes que se presten a una interpretación errónea.