As reuniões de trabalho podem ser um espaço para inovar ou perder-se em discussões intermináveis.
A primeira recomendação para uma reunião efetiva consiste em conseguir que os empregados deixem de utilizar por um momento seus equipamentos conectados a redes sociais e e-mails. Redes como Whatsapp podem ser fontes de constantes distrações, e é melhor que os empregados evitem seu uso em reuniões para aumentar a atenção nos conteúdos propostos pela empresa.
Steve Jobs propunha que as reuniões de trabalho fossem realizadas com grupos reduzidos, em ambientes altamente produtivos, onde cada pessoa envolvida na reunião devesse participar resolvendo ao menos um ponto da agenda proposta.
Jobs considerava que as pessoas presentes em uma sala de reuniões deveriam ser os participantes essenciais, o grupo mais envolvido, para conseguir que todos se mantenham motivados e focados no tema a tratar.
Pessoas que trabalharam na Apple indicam que em cada uma das ações a serem abordadas em uma reunião denominava-se uma pessoa diretamente responsável, e desta forma todos os empregados podiam saber quem era a pessoa a cargo de um processo ou de tema pontual.
Comenta-se que Jobs mantinha uma “mentalidade de rendição de contas” para as reuniões, e a pessoa atribuída como diretamente responsável devia conhecer todos os detalhes do processo a seu cargo.
A todas estas considerações soma-se que Jobs propiciava a discussão sobre os temas a tratar na agenda sem que os empregados apoiem-se em apresentações ou vídeos, pois Jobs considerava que quem conhece um tema não requer deste tipo de ferramentas tecnológicas.
Adicionalmente a estas recomendações, pode-se considerar que uma reunião não deveria durar mais de meia hora e deveriam programar-se algumas ações para compensar o tempo investido na reunião.
Os estudantes dos Mestrados em Direção de Empresas da FUNIBER recebem a formação que lhes permite administrar processos complexos e dirigir reuniões efetivas para garantir os objetivos da organização.
Fontes: http://fnbr.es/1sm, http://fnbr.es/1sn
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