As reuniões de equipe podem nos ajudar a coordenar as ações que tornarão nosso trabalho mais produtivo ou, então, podem transformar-se em tediosos encontros nos quais se perde o tempo dos executivos. Um estudo realizado pela empresa Proudfoot Consulting consultou 235 empresas, em âmbito mundial, acerca da produtividade das reuniões e revelou que apenas 41% planejam a reunião antes de realizá-la. Destas empresas, apenas 38% cumpriam o planejado e, deste grupo, somente 13% realizavam uma revisão do que fora acordado ao final da reunião.
Uma reunião bem planejada e com uma direção adequada pode ajudar a criar laços entre os membros da equipe e auxiliar no processo de tomada de decisões a respeito de temas importantes para a empresa. Entretanto, muitas reuniões não são tão eficazes por não terem sido bem organizadas ou preparadas pelo coordenador da equipe. Algumas reuniões são convocadas sem haver um motivo relevante e, quando isto ocorre, elas transformam-se em uma perda de tempo ou em uma maneira de fugir do trabalho real que nos aguarda no escritório. Quando as reuniões perdem a eficácia, a equipe de trabalho perde sua força, perde-se o sentido do trabalho e os encontros do grupo reduzem-se a encontros de amigos.
Para que uma reunião seja mais eficiente, deve-se fixar um objetivo para esse dia, pedir aos participantes que dominem o tema a tratar e estabelecer um horário de início e fim. Não é recomendável fazer reuniões que durem muitas horas, porque isto acabará esgotando as energias da equipe.
O coordenador deve procurar que as reuniões ocorram em um ambiente saudável e que o encontro não se transforme em um espaço para ataques pessoais. Além disso, deve-se garantir a participação de todos, respeitando os tempos designados para cada integrante. Finalmente, as conclusões de uma reunião devem ser refletidas em uma ata a fim de controlar o desenvolvimento das tarefas atribuídas.
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