Para garantir reuniões de trabalho eficazes, é necessário estabelecer uma série de diretrizes. A aplicação de uma metodologia e processos meetings de iniciação e acompanhamento de projetos favorece que as sessões sejam mais efetivas, de menor duração e impulsionem o desempenho da equipe
Não é um caso isolado. Muitas reuniões de trabalho mal planejadas sem um programa específico acabam se tornando sessões de maratona que agregam pouco valor ao projeto.
É por isso que aplicar uma metodologia padronizada para reuniões de trabalho torna-se uma ferramenta essencial para garantir sessões produtivas.
Na área de gestão de projetos, assim como em outras áreas de negócios, é comum padronizar o ritmo das sessões de acordo com padrões específicos:
- Planejamento
É importante preparar o planejamento prévio de todos os principais pontos e metas a serem discutidos durante a reunião por meio de uma agenda. Da mesma forma, todos os participantes devem ser informados desta agenda com antecedência para que possam adicionar tópicos relevantes.
- Organizar a reunião
Convoque os principais participantes da reunião. Da mesma forma, deve-se evitar que pessoas de fora do projeto participem. A principal razão é que os membros da equipe que podem contribuir com pouco valor para a reunião de trabalho podem estar perdendo tempo em potencial, deixando de lado outras tarefas que exigem sua atenção e, além disso, mostram pouco interesse nos tópicos. Da mesma forma, o número de pessoas convocadas e o espaço onde a discussão ocorrerá devem ser levados em conta, como uma sala de reuniões com o condicionamento necessário (tecnologia para vídeo-chamadas, esboços para esboços ou brainstormings, etc.).
- Organização da reunião
É crucial que todos os participantes da reunião sejam claros sobre seu papel. A função de moderação é, em muitos casos, um elemento-chave, especialmente em reuniões que exigem intervenção direta com os clientes.
- Acompanhamento
Depois de terminar a reunião de trabalho, recomenda-se coletar respostas ou ações derivadas da discussão. Esta informação deve ser compartilhada com todos os assistentes para a atribuição de tarefas e posterior acompanhamento.
Além das etapas mencionadas acima, é conveniente levar em conta a duração da reunião. Recomenda-se que as sessões de discussão não excedam 45 minutos no máximo para manter a atenção de todos os agentes envolvidos e obter produtividade máxima.
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Fonte: Reuniones de Trabajo: 3 Efectivos Consejos para Mejorarlas
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