Por Gonzalo Prudencio (de Bolívia)
Lic. em Administração de Empresas pela Universidade Católica Boliviana. Mestre em Desenho, Gestão e Direção de Projetos pela Universidade de León. Pertence ao Departamento de Professores da Funiber e é docente do Mestrado em Desenho, Gestão e Direção de Projetos. Dedicado aos campos de consultoria, gestão financeira e planejamento e avaliação de projetos, no setor privado e em cooperação internacional.
O grande número de atividades que compõem um projeto e o alto grau de tecnificação requerido para realizá-las promovem a distribuição de tarefas entre membros de uma equipe. É fundamental que os membros possam organizar, coordenar e desenvolver suas atividades de maneira eficiente, sendo responsabilidade do Diretor do Projeto proporcionar um ambiente de trabalho colaborativo, evitando duplicidade de tarefas e permitindo compartilhar os recursos e intercambiar informação de maneira adequada. Um ambiente virtual cumpre tais requisitos, além de não estar limitado à proximidade geográfica dos usuários nem à disponibilidade temporal.
Para executar um projeto deve-se fazer uso de vários tipos de recursos (humanos, técnicos, econômicos, dados ou informação), e estes recursos devem ser utilizados da maneira mais eficiente possível para evitar o desperdício. Trata-se de uma verdadeira arte, e consiste em um dos principais desafios que um Diretor de Projetos enfrenta durante todas as etapas deste.
Imagine um projeto em que cada pessoa trabalha em seu ritmo, algumas tarefas são omitidas, outras são duplicadas, não se comunicam as mudanças de maneira assertiva nem oportuna e os resultados diferem do planejado. Isto acontece quando não há um ambiente que permita à equipe do projeto trabalhar de maneira colaborativa ou organizada. Infelizmente esta condição é relativamente frequente e, em certas oportunidades, leva as organizações ao fechamento de suas operações Uma equipe de projetos que conte com uma plataforma que permita planejar e organizar suas atividades, distribuir as tarefas de forma ordenada, compartilhar os recursos e as tecnologias disponíveis e comunicar-se assertiva e oportunamente poderá obter melhores resultados.
Existem algumas plataformas eletrônicas que promovem ambientes colaborativos virtuais de trabalho, constituindo-se em uma valiosa ferramenta de planejamento e organização para os diretores de projetos. Estas plataformas permitem o trabalho de equipes multidisciplinares, de forma remota e inclusive assincrônica, já que a informação é armazenada em servidores que os membros da equipe têm acesso permanente a partir de qualquer lugar do mundo.
Entre os elementos que compõem estes ambientes colaborativos virtuais, podemos citar:
– Espaços de centralização da informação (evitam a dispersão de documentos e de informação em geral).
– Ferramentas para a integração e a automatização de processos.
– Espaços de acesso com atribuição de funções diferenciada.
– Calendários de trabalho compartilhados.
– Espaços de comunicação.
– Espaços para compartilhar elementos ou informação: bibliotecas, blogs, wikis e demais espaços formais e informais que favoreçam o intercâmbio de informação ou opinião.
Há diversas ferramentas e utilidades oferecidas por um Ambiente Virtual de Trabalho Colaborativo, mas o seu aproveitamento dependerá fundamentalmente da predisposição das pessoas para aproveitá-lo, e da capacidade do diretor do projeto para organizar as tarefas que devem ser realizadas dentro deste ambiente.