Você provavelmente não admite, mas afora distrações. De fato, assim como macacos, humanos recebem uma dose de dopamina toda vez que algo os levam em outra direção. Por que você acha que checa tanto seu e-mails Quer ser mais produtivo e ter o seu foco de volta? Não há muito segredo, exceto… faça uma coisa de cada vez. Basta de multitarefas, é apenas outra forma de distração.
Mais fácil dizer do que fazer, eu sei.
Tony Wong, especialista em produtividade, que tem como clientes a Toyota, Honda e Disney, dá algumas dicas para se manter produtivo:
1. Trabalhe de trás para frente, defina suas metas para estabelecer como chegar lá: escreva “lançar o site da empresa” no topo de sua lista de tarefas e um jeito certo de que você nunca vai terminar. Decomponha o trabalho em pedaços cada vez menores até que você tenha tarefas específicas que podem ser realizadas em poucas horas ou menos: esboçar um wireframe, destacar uma introdução para página inicial, etc. É assim que você define suas metas e realmente consegue riscá-los e sua lista.
2. Chega de multitarefas: é sério, pare com isso. Mudar de tarefa para tarefa não funciona. De fato, trocar de tarefas mais do que 10 vezes num dia te deixa mais burro do que quando está travado. Quando você está travado, seu QI cai em cinco pontos. Quando você está executanto muitas tarefas ao mesmo temmpo cai em méria 10 pontos, 15 para homens e 5 para mulheres (sim, homens são três vezes pior em multitarefas do que as mulheres).
3. Aja em prol da eliminação das distrações: tranque a porta, coloque uma mensagem para não ser interrompido, desligue o telefone, mensagens, e-mail, mensageiros instantâneos. E se você sabe que pode ainda assim espiar seu e-mail, coloque-o em modo offline, ou mesmo desligue a conexão com a internet. Vá para uma área quieta e se concentre em terminar uma tarefa.
4. Agende seu e-mail: escolha duas ou três horas durante o dia em que você irá usar seu e-mail. Checar sua caixa de entrada constantemente durante o dia cria uma tonelada de ruídos e arruína sua produtividade.
5. Use o telefone: e-mails não são feitos para conversações. Não responda um e-mail mais de duas vezes. Fale por telefone ao invés disso e encerre o assunto.
6. Trabalhe em sua própria agenda: não deixe outra pessoa organizar seu dia. Muitas pessoas ao acordar vão direto para o computador olhar seus e-mails e enlouquecem. Você irá, com certeza limpar sua caixa de entrada, mas não terminará nada do que precisa. Depois de acordar, tome primeiro um bom café da manhã, com calma e depois disso, estabeleças metas prioritárias para o resto de seu dia.
7. Trabalhe em intervalos de 60 a 90 minutos: seu cérebro usa mais glicose do que outras atividades do corpo. Tipicamente você terá usado a mair parte depois de 60-90 minutos (é por isso que você se sente tão esgotado depois de reuniões muito longas). Então faça uma pausa: levante, caminhe um pouco, faça um lanche, faça algo completamente diferente para recarregar. E sim, isso significa que você precisará de uma hora a mais para pausas, sem incluir o horário de almoço, então, se seu trabalho exige que você execute oito horas de trabalho por dia, planeje estar lá por 9,5-10 horas.